Liebe Zustellerinnen und Zusteller,
ab morgen, dem 25. Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie hat Auswirkung auf viele Lebensbereiche und berührt auch die Geschäftstätigkeit der Mediengruppe Pressedruck sowie ihrer Mitarbeiter. Diese Allgemeine Information soll Ihnen dabei helfen, die neuen Regelungen der DSGVO in Ihren beruflichen Alltag schnell einzubinden und zutreffend anzuwenden.
Wesentliche Fragen und Antworten zur DSGVO:
- Was ist die DSGVO?
Sie regelt EU-weit die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen. Ziel ist es, ein einheitliches Datenschutzniveau zu schaffen und gleichzeitig den freien Datenverkehr zu gewährleisten. Dazu wurden unter anderem die Dokumentations- und Löschpflichten sowie die Transparenzpflichten gegenüber den Betroffenen erweitert. Außerdem wurden die Bußgelder für Datenschutzverstöße erheblich erhöht.
- Was sind personenbezogene Daten?
Alle Informationen mit denen sich direkt oder indirekt ein Bezug zu einer bestimmten natürlichen Person herstellen lässt (z. B. Name, Telefonnummer, Adresse, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Kundennummer usw.). Im betrieblichen Umfeld geht es in erster Linie um die Daten von Werbeverweigerern und Reklamanten.
- Was bedeutet die Sicherstellung des Datenschutzes konkret?
Jeder Mensch hat grundsätzlich das Recht zu entscheiden, welche Informationen von ihm gespeichert, weitergegeben oder verarbeitet werden. Wer also personenbezogene Daten verarbeitet, darf dies nur zweckgebunden tun, muss dies auf das notwendige Maß beschränken und muss die Daten stets aktuell halten. Der Betroffene muss bei der Datenerhebung umfangreich über die Verarbeitung seiner Daten informiert werden und hat weitere Rechte, z. B. ein Auskunftsrecht zu den über ihn gespeicherten personenbezogenen Daten. Sobald der Zweck der Datennutzung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, müssen die Daten auch wieder gelöscht werden. Es sei denn, es liegt eine Einwilligung zur dauerhaften Speicherung der Daten vor. All dies ist sorgfältig zu dokumentieren.
- Was bedeutet die DSGVO für jeden einzelnen Mitarbeiter?
Jeder Mitarbeiter muss personenbezogene Daten vertraulich behandeln und sorgfältig damit umgehen. Alle Richtlinien und Arbeitsanweisungen sind in der jeweils gültigen Fassung bei allen Verarbeitungen personenbezogener Daten im gesamten Unternehmen als verbindliche Unternehmensregelungen zu beachten.
- Welche Folgen kann ein Datenschutzverstoß haben?
Verstöße gegen Datenschutzregelungen können behördliche Untersuchungen, Bußgelder, Schadensersatzansprüche oder sogar strafrechtliche Verfolgung nach sich ziehen. Dies kann das Unternehmen wie auch den einzelnen Mitarbeiter betreffen. Zudem kann das Vertrauen unserer Kunden in unser Unternehmen erheblichen Schaden nehmen.
- Wie werden die Mitarbeiter über das Thema Datenschutz informiert?
Für die Mitarbeiter stehen umfangreiche Informationen auf unterschiedlichen Kanälen zur Verfügung:
- Regelmäßige allgemeine Informationen zum Thema Datenschutz im DWBZ Blog und/oder auf Deckblättern.
- Ein Leitfaden für Mitarbeiter im Umgang und bei Verdacht einer Datenpanne
- Welche Maßnahmen kann jeder Mitarbeiter konkret ergreifen, um DSGVO-konform zu handeln?
- Werfen Sie Papierdokumente und Datenträger, die personenbezogene Informationen enthalten, nicht einfach in den Abfalleimer. Entsorgen Sie diese in den dafür vorgesehenen Containern oder Schreddern Sie die Dokumente.
- Schützen Sie Ihren PC und weitere mobile Endgeräte mit einem Passwort/Pin und geben Sie es niemals an Unbefugte weiter. Wählen Sie ein sicheres, komplexes Passwort und schreiben Sie Passwörter auch niemals auf.
- Speichern Sie keine personenbezogenen Daten unverschlüsselt auf mobilen Datenträgern z. B. USB-Sticks oder in verfügbaren Cloud-Diensten z. B. Dropbox
- Informationen in Papierform sind so abzulegen, dass Besucher oder sonstige Dritte keine Kenntnisnahme von den Daten erhalten können. Vertrauliche Informationen sind stets unter Verschluss zu halten.
- Sprechen Sie nicht über personenbezogene Daten mit unbefugten Personen im beruflichen oder privaten Umfeld oder auf Social-Media-Kanälen.
- Bei Anfragen zum Datenschutz nehmen Sie diese auf und leiten Sie die Anfrage an info@direktwerbungbayern.de
- Was ist zu tun, wenn der Datenschutz gefährdet sein könnte?
Ist der Schutz oder die Sicherheit von Daten, insbesondere personenbezogener Daten, in irgendeiner Weise gefährdet, ist unverzüglich eine Meldung an info@direktwerbungbayern.de abzugeben. Alle Mitarbeiter müssen den Leitfaden zum Umgang mit einer Datenpanne bzw. beim Verdacht einer Datenpanne (siehe Anhang) beachten.
- An wen können sich Mitarbeiter wenden, wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben?
Sie können sich gerne an unsere Zustellerbetreuung via E-Mail (info@direktwerbungbayern.de) oder Tel. 0821 455 165 0 wenden. Auch unser Datenschutzbeauftragter, Herr Carta, steht Ihnen bei Fragen zur Verfügung (thomas.carta@direktwerbungbayern.de).
Herzliche Grüße!